NEVŞEHİR HACI BEKTAŞ VELİ ÜNİVERSİTESİ
ÖĞRENCİ KULÜPLERİ VE TOPLULUKLARI YÖNERGESİ
BİRİNCİ BÖLÜM
Amaç, Kapsam, Dayanak, Tanımlar ve İlkeler
Amaç ve Kapsam
MADDE 1- (1) Bu yönergenin amacı; Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi öğrencilerinin Atatürk ilkeleri ve inkılâpları doğrultusunda bireysel, toplumsal, kültürel ve sanatsal gelişmelerine yardımcı olmak; onları demokratik kültürü hazmetme yolunda, araştırıcı ve sorgulayıcı niteliklere sahip kişiler olarak yetiştirebilmek ve öğrencilerimizin boş zamanlarını iyi değerlendirerek sosyal gereksinimlerine katkı sağlamak amacıyla kuracakları kulüp veya toplulukların teşkilatlanma, işleyiş, görev ve sorumlulukları ile ilgili esasları bir bütünlük içinde düzenlemektir.
Dayanak
MADDE 2 - (1) Bu yönerge, 2547 sayılı Yükseköğretim Kanununun 46. ve 47. maddeleriyle “Yükseköğretim Kurumları Mediko-Sosyal Sağlık-Kültür ve Spor İşleri Dairesi Uygulama Yönetmeliği” hükümlerine dayanılarak hazırlanmıştır.
Tanımlar
MADDE 3- (1) Bu Yönergede geçen;
a) Üniversite: Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesini,
b) Rektörlük: Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Rektörlüğünü,
c) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu: Öğrenci kulüplerinin / topluluklarının kurulması, faaliyetleri, kapatılması vb. konularda Rektörlüğe yardımcı olan komisyonu,
ç) Kulüp: Üniversitesi öğrencilerinin öğrenimleri boyunca bilimsel, sosyal, kültürel, sanatsal ve sportif vb. alanlarda etkinliklerde bulunmalarını sağlamak amacıyla kurdukları grubu,
d)Topluluk: Üniversitesinin belli bir akademik biriminin öğrencilerinin kendi öğrenim alanlarıyla ilgili etkinliklerde bulunmalarını sağlamak amacıyla kurdukları öğrenci gruplarını,
e) Akademik/İdari Danışman: Kulüplerin/toplulukların etkinliklerini gerçekleştirmesi sürecinde bilgi, ilgi ve deneyimleriyle kulübe / topluluğa katkıda bulunarak gönüllü çalışan akademik veya idari personeli,
f) Akademik Birim Amiri: Öğrenci kulüplerinin / topluluklarının akademik veya idari danışmanlarının bağlı bulundukları eğitim biriminin (Fakülte/Yüksekokul/Enstitü/Meslek Yüksekokulları) amirini,
g) Kulüp / Topluluk İç Tüzüğü: Kulübün / topluluğun amaçlarını, hedeflerini ve çalışma esaslarını belirten iç tüzüğü,
ğ) Genel Kurul: Kulübün ve topluluğun aktif üyelerinin oluşturduğu gurubu,
h) Yönetim Kurulu: Genel kurul toplantılarında, üyelerin oylarıyla yönetime seçilen grubu,
ı) Denetim Kurulu: Genel kurul toplantılarında, üyelerin oylarıyla denetime seçilen grubu, ifade eder.
Kulüplerin/Toplulukların Çalışmalarında Benimsenecek İlkeler
MADDE 4– (1) Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi; öğrenci kulüplerinin / topluluklarının çalışmalarında aşağıdaki ilkeleri benimser:
a) Öğrenci kulüplerinin / topluluklarının Üniversite imkânlarından eşit olarak yararlanması,
b) Üniversite tarafından desteklenen program ve etkinliklerin, öğrencilerin gelişim ihtiyaçlarına uygun olmasının ve öğrencilerin farklı ihtiyaçlarını karşılayabilmesinin gözetilmesi,
c) Öğrencilerin yetenek ve becerilerini ortaya çıkarıp kendilerini ifade edebilmelerine fırsat veren bir ortamın yaratılması,
ç) Öğrenci kulüplerinin / topluluklarının Üniversitede bilimsel eğitimin yanı sıra sosyal bakımdan gelişmelerini sağlayacak farklı faaliyet göstermelerine imkân sağlanması,
d) Bilimsel ve teknolojik gelişmelerin izlenmesinin teşvik edilmesi ve desteklenmesi,
e) Üniversitenin her biriminde eğitsel bir atmosfer oluşturulması ve bunun sürdürülmesi,
f) Üniversite öğrencilerinin sağlık hizmetlerinden yararlanmalarının, can ve mal güvenliği ile
kişisel haklarını kullanmalarının sağlanması, Yükseköğretim Kurumları ile ilgili yasa ve yönetmeliklerle öğrencilerin kişisel gelişiminin, olgunluğunun ve sorumluluğunun vurgulanması,
İKİNCİ BÖLÜM
Kuruluş Esasları, Üyelik, Üyeliğin Sona Ermesi ve Üyelerin Hakları, Kulüp / Topluluk İç Tüzüğü ve Etkinlikler
Kuruluş Esasları
MADDE 5- (1) Öğrenci kulübünün / topluluğunun kurulabilmesi için;
a) Üyelik koşullarına (madde 6 ) uyan en az yedi kurucu üyenin bulunduğu yirmi kişilik üye listesi ile akademik / idari danışmanın bağlı bulunduğu akademik birim amirine başvurmaları gerekir.
b) Kuruluşta gerekli belgeler;
1- Öğrenci Belgesi (Başvuruda ismi geçen tüm öğrenciler için),
2-Öğrenci Disiplin Belgesi (Kurucu üye olacak tüm öğrenciler için),
3- Başvuru Formu (Ek- 1),
4- Kulüp/Topluluk iç tüzüğü.
C) Bu başvurular akademik birim amiri tarafından incelendikten sonra önerilerle birlikte Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna sunulur. Komisyon tarafından kurulması uygun görülen kulüpler / topluluklar, Üniversite Senatosunda görüşülmek üzere Rektörlüğe sunulur. Üniversite Senatosunun kulüp / topluluk iç tüzüğünü onaylaması halinde kulüp / topluluk, kurulmuş olur.
ç) Kulüplerde / topluluklarda, Üniversitenin akademik veya idari personelinden en az bir danışman olması gereklidir. Kulüplerin / toplulukların danışmanlarını başvuru belgelerinde belirtmesi gerekmektedir.
d) Kulüp / topluluk isimlerinin Türkçe olması tercih edilir. Kurulan kulüplerin / toplulukların adının başında “Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi” ibaresi olmak zorundadır. Öğrenci kulübünün / topluluğunun adı, faaliyet alanını yansıtacak nitelikte olmalıdır.
e) Benzer uğraş alanları ve amaçları aynı olan kulüpler / topluluklar, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun teklifi ve Üniversite Senatosunun onayı ile ortak bir kulüp veya topluluk adı altında birleştirilebilir veya diğerleri kapatılabilir.
f) Kurulmasına karar verilen kulüpler / topluluklar, yirmi gün içinde ilk genel kurul toplantısını yapmak, bu toplantıyı takip eden yirmi gün içinde toplantı tutanağı ile birlikte Yönetim Kurulu ve Denetleme Kurulu listelerini hazırlayarak Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına getirmek zorundadır.
g) Yönetim Kurulu, genel kurul toplantısını takip eden yirmi gün içinde yıllık etkinlik planını hazırlayarak bu planı (varsa ayrıntılı bütçeleriyle birlikte) Rektörlükçe onaylanmak üzere Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna sunar.
Üyelik, Üyeliğin Sona Ermesi ve Üyelik Hakları
MADDE 6- (1) Üyelik
a) Üniversitenin öğrencileri, istedikleri ve iç tüzük hükümlerini kabul ettikleri kulüplere / topluluklara üye olabilirler; ancak bir yönetim veya denetleme kuruluna seçilme hakları vardır.
b) Kulüpler / topluluklar, üyelerin ve diğer özel üyeliklerin belirlenmesinde gözeteceği ölçütleri kendi iç tüzüklerinde belirtirler.
c) Üniversitenin akademik veya idari personeli genel kurulun salt çoğunluğunun onayıyla kulüplere / topluluğa fahri üye olabilir ve çalışmalara katılabilirler; ancak seçme ve seçilme hakları yoktur.
ç) Herhangi bir disiplin cezası alan öğrenciler, kulüplerin / toplulukların yönetim kurulu ve denetleme kurulunda görev alamazlar.
d) Kulüpler / topluluklar, yeni üye kabulü ve/veya çıkarılması durumunda, yedi gün içinde, bunu Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirmek zorundadır.
2) Üyeliğin Sona Ermesi
a) Hiç kimse, kulüpte / toplulukta üye kalmaya zorlanamaz.
b) Her üye, yazılı olarak bildirmek kaydı ile kulüpten / topluluktan çıkma hakkına sahiptir.
c) Uzaklaştırma cezası alan öğrencilerin üyelikleri, cezaları süresince dondurulur.
ç) Herhangi bir şekilde öğrenciliği sona eren kulüp / topluluk üyesinin üyeliği kendiliğinden sona erer.
d) Kulüp/topluluk iç tüzüğüne aykırı davranışta bulunan, kulübün/topluluğun verdiği görevden sürekli kaçınan üye, yönetim kurulu kararı ile üyelikten çıkarılır.
3) Üye Hakları
a) Her üyenin kulüpte/toplulukta oy kullanma hakkı vardır. Üye, oyunu şahsen kullanmak zorundadır.
b) Her üyenin, üyesi olduğu kulübün / topluluğun faaliyetlerine katılma hakkı vardır.
c) Yönetim kurulu kararı ile kulüp / topluluk üyeliğinden çıkarılanlar, yapılacak olan ilk genel kurul toplantısında, çıkarılma sebebinin görüşülmesi ve üyeliğinin iadesi için kulübün/topluluğun yönetim kuruluna itiraz dilekçesi verme hakkına sahiptir. Genel kurul toplantısında üyenin itiraz dilekçesinin görüşülmesi için salt çoğunluk aranır.
ç) Üyelikten çıkarılması genel kurul kararıyla da onaylanan öğrenciler, bu karara karşı Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna yedi gün içinde itiraz etme hakkına sahiptir. Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu itirazı inceleyerek hazırlayacağı raporu Rektörlüğe bildirir. Rektörlükçe verilen karar, yargı yolu açık olmak üzere kesindir.
Kulüp / Topluluk İç Tüzüğü
MADDE 7- (1) Her kulübün / topluluğun iç tüzüğü bulunur. İç tüzükte bu yönergenin hükümlerine aykırı olmamak şartıyla aşağıda gösterilen hususlar belirtilmek zorundadır:
a) Kulübün / topluluğun adı ve merkezi,
b) Kulübün / topluluğun amacı ve bu amacı gerçekleştirmek için yapılacak faaliyetler,
c) Üyelik türleri ( asil üye, fahri üye),
ç) Üye olma ve üyelikten çıkma ve çıkarılmanın şart ve şekilleri,
d) Genel kurulun görevleri, yetkileri, oy kullanma ve karar alma usul ve şekilleri,
e) Yönetim kurulu ve denetim kurulu görev ve yetkileri, ne suretle seçileceği, asil ve yedek üye sayısı,
f) Kulübün / topluluğun iç denetim şekilleri,
g) İç tüzüğün ne şekilde değiştirileceği.
Etkinlikler
MADDE 8- (1) Öğrenci kulüp ve toplulukları, faaliyetlerini aşağıdaki esaslara göre yerine getirir.
a) Kulüpler/ topluluklar, Anayasada ifade edilen; devletin ve milletin bölünmez bütünlüğüne, hukuk devleti ilkesine, temel hak ve özgürlüklere, laikliğe ve diğer yasalara aykırı tutum, davranış ve etkinliklerde bulunamazlar.
b) Kulüpler / topluluklar, Üniversitenin akademik ortamına ve "Yükseköğretim Kurumları Öğrenci Disiplin Yönetmeliği" hükümlerine aykırı etkinliklerde bulunamazlar.
c) Kulüpler / topluluklar, çalışmalarını bu yönerge ile yürütürler.
Ç) Rektörlük, kulüplerle / topluluklarla ilgili yetki ve görevlerini, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu kararlarıyla, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi ve Akademik / İdari Danışmanlar aracılığı ile kullanır ve yerine getirir.
d) Üniversite dışından gelen çalıştırıcı, eğitmen gibi görevli kişiler Rektörün onayıyla çalıştırıcı / eğitmen olabilirler.
e) Kulüpler / topluluklar, amaçları doğrultusunda özel beceri gerektiren etkinliklerde bulunabilir; ayrıca üyelerin sözü geçen becerilere sahip olması konusunda da geliştirici çalışmalarda bulunurlar.
f) Kulüpler / topluluklar, kendi kuruluş amaçlarında belirtilen tanımlamaların dışına çıkan konularda etkinlik yapamazlar.
g) Kulüpler / topluluklar, Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirmek istedikleri her türlü etkinliği, en az on beş gün önceden bütçesi ile birlikte Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna yazılı olarak bildirir. Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu incelemeleri yaparak etkinlikle ilgili her türlü belgeyi isteyebilir ve onay için Rektörlük makamına iletir. Onay gelmeden etkinlik duyuruları yapılamaz.
ğ) Akademik yılın başında verilen yıllık etkinlik planı doğrultusunda kulüplerin / toplulukların etkinlikleri, her yılın sonunda Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu tarafından değerlendirilir. Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun yapacağı değerlendirme sonucunda, etkinlik yapmayan kulüplerin/toplulukların bir sonraki dönemde çalışmalarına Rektörlük onayı ile son verilebilir.
h) Kulüplerin / toplulukların yönetimi ve üyeleri, bireysel maddi çıkar sağlayan etkinliklerde bulunamazlar.
ı) Kulüp / topluluk etkinliklerinin Üniversitenin yerleşkesi dışında gerçekleşmesi durumunda
Üniversitesi Rektörlüğünden herhangi bir personel görevlendirilmesi talep edilemez.
i) Kulüplerin / toplulukların mevcut yasalara ve yönetmeliklere aykırı olarak yaptığı etkinliklerden yönetim kurulu sorumludur. Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi (Fakülte/Yüksekokul/Enstitü/Meslek Yüksekokulları) yasal ve mali yönden yükümlü tutulamaz.
ÜÇÜNCÜ BÖLÜM
Kulüplerin / Toplulukların Organları, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu ve Akademik/İdari Danışmalar; İşleyiş ve Görevleri
Kulüp / Topluluk Organları
MADDE 9 – (1) Öğrenci kulüp / topluluk organları şunlardır:
a) Genel Kurul,
b) Yönetim Kurulu,
c) Denetim Kurulu.
Genel Kurul Organı, İşleyişi ve Görevleri
MADDE 10- (1) Genel kurul, kulübün / topluluğun üyelerinin katılımı ile oluşur. Yılda en az bir kez toplanır. Genel kurulun toplantıya çağrılması ve toplanması yürürlükteki mevzuata göre yapılır. Genel kurulun toplanabilmesi için üyelerin salt çoğunluğunun olması gerekir. Her üyenin bir yönetim veya bir denetleme kuruluna seçilme hakkı vardır. Son sınıf öğrencileri denetleme kuruluna seçilemez.
(2) Genel kurul, yönetim ve denetleme kurulu ile yedeklerini, akademik yılın başlamasından itibaren otuzuncu günün sonuna kadar, o akademik yıl için geçerli olmak üzere seçer.
(3) Genel kurulda kararlar, genel kurul toplantısına katılan üyelerin salt çoğunluğu ile alınır, kulüp / topluluk iç tüzüğünde değişiklik yapılması için toplantıya katılan üyelerin üçte iki çoğunluğunun oyu aranır.
(4) Olağanüstü genel kurul toplantısına yönetim kurulu, denetleme kurulu veya bu kurulların iradesinden bağımsız olarak kulüp / topluluk üyelerinin salt çoğunluğunun imzası ile karar verilir.
(5) Genel kurul toplantısında, toplantı tutanağının tutulması zorunludur. Toplantı tutanaklarının toplantıdan sonra en geç yedi gün içinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilmesi gerekir.
(6) Genel kurulun diğer görevlerini ve karar alma yöntemlerini, her kulüp veya topluluk kendi iç tüzüğünde belirtir.
Yönetim Kurulu Organı, İşleyişi ve Görevleri
MADDE 11- (1) Yönetim Kurulu, genel kurulda toplantıya katılan üyelerin salt çoğunluğunun oylarıyla oluşturulur ve/veya görevden alınabilir.
(2) Yönetim Kurulu, her akademik yıl başında genel kurul tarafından seçilen bir başkan ve en az dört yönetim kurulu üyesi olmak üzere en az beş asil, beş yedek üyeden oluşur.
(3) Yönetim Kurulu, çalışmaların en iyi şekilde yürütülmesinden, denetlenmesinden, yönergenin ve iç tüzüğün uygulanmasından, kulüp veya topluluğun mali gelir ve giderlerinden, demirbaş eşyalardan kulüp/topluluk üyelerine ve Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına karşı sorumludur.
(4) Yönetim Kurulu, kulübün / topluluğun verimli çalışabilmesi için gerekli yapılanmadan sorumludur.
(5) Yönetim Kurulu, her akademik yıl başında yıllık etkinlik planını hazırlayarak bu planı (varsa ayrıntılı bütçeleriyle birlikte) Rektörlükçe onaylanmak üzere en geç otuz gün içinde Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna sunar.
(6) Yönetim Kurulu, kulübün / topluluğun Üniversite içinde ve dışındaki etkinlikleri ile dış haberleşme için Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun iznini alır. Etkinlik, Rektörlüğün onayıyla işlerlik kazanır.
(7) Yönetim Kurulu, genel kurulda alınan kararların uygulanmasından sorumludur.
(8) Seçilmiş olduğu dönem içinde yönetim ve denetleme kurulu asil üyeliğinden istifa sebebiyle veya diğer sebepler ile ayrılan üyelerin yerlerine yedek üyelerin atanması ve değişikliğin (Ek-3) formunun doldurularak yedi gün içinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına bildirilmesi, yönetim kurulunun sorumluluğundadır.
(9) Kulübün / topluluğun malzeme ve teçhizatının Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı Taşınır Kayıt Kontrol Yetkisine kayıtlarının yaptırılması, ayrıca Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanlığı ve bağlı bulundukları eğitim biriminin (Fakülte/Yüksekokul/Enstitü/Meslek Yüksekokulları) Taşınır Kayıt Kontrol Yetkilileri arasında ambar giriş ve çıkışları ile ilgili kayıt ve tutanaklarının tutulması da yönetim kurulunun sorumluluğundadır.
Denetleme Kurulu Organı, İşleyişi ve Görevleri
MADDE 12- (1) Denetleme Kurulu, kulüp / topluluk genel kurulu tarafından seçilecek üç asil, üç yedek üyeden oluşur.
(2) Denetleme Kurulu, öğrenci kulüplerinde / topluluklarında defter ve belgeleri, gerek duyduğu zaman diliminde ve her akademik yıl sonunda inceler; sonuç ve önerilerini yönetim kuruluna ve akademik/idari danışmana bir raporla bildirir. Denetleme kurulu, yönetim kurulu tarafından düzenlenen bir sonraki akademik yıla ilişkin programın görüşüleceği toplantıda hazır bulunarak önerilerini bildirir.
Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu; İşleyişi ve Görevleri
MADDE 13- (1) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu, Rektör tarafından görevlendirilmiş iki öğretim elemanı, Sağlık Kültür ve Spor Dairesi Başkanı ve bir şube müdürü ile Öğrenci Konseyi Başkanından oluşur. Akademik üyelerden biri, Rektör tarafından Komisyon başkanı olarak görevlendirilir.
(2) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu, her akademik yıl boyunca en az iki kez toplanır. Komisyon Başkanının çağrısıyla olağanüstü durumlarda da toplanabilir.
(3) Komisyonun sekretaryası Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından yapılır.
(4) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu, öğrenci kulüp veya topluluk faaliyetlerinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesini sağlamakla görevlidir.
(5) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu, kulüplerin / toplulukların her türlü başvurularını inceleyerek Rektörlüğe sunar.
(6) Öğrenci Faaliyetleri Komisyonu, akademik yılsonunda kulüpleri / toplulukları değerlendirerek hedef ve amaçları doğrultusunda yeterli etkinliklerde bulunmayan kulüplerin / toplulukların kapatılması için tekliflerini, Üniversitesi Senatosunda görüşülmek üzere Rektörlüğe sunar.
Akademik/İdari Danışmalar ve Görevleri
Madde 14- (1) Akademik/idari danışmanlar, Üniversitede görevli öğretim elemanları veya idari personel arasından, kulübün/topluluğun kurucu üyelerin teklifi, danışman adayının isteği, ayrıca danışmanın bağlı bulunduğu akademik birim amirinin “uygundur” görüşü ve Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun önerisi ile, kulübün / topluluğun kuruluş başvuru dosyasında belirtilerek Rektörlüğe sunulur. Kulübün / topluluğun Üniversite Senatosunda onaylanması ile akademik / idari danışman da görevlendirilmiş olur. Akademik / idari danışmanın görevi herhangi bir nedenle sona erdiğinde yeni danışmanın görevlendirilmesi için kulüp / topluluk yönetim kurulu teklifi, danışman adayının isteği, ayrıca danışmanın bağlı bulunduğu akademik birim amirinin “uygundur” görüşü ve Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun önerisi ile Rektörlüğe sunulur; Rektörün onayı ile yeni akademik / idari danışman görevlendirilmiş olur.
Akademik / İdari Danışmanların Görevleri:
a) Kulüplerin / toplulukların kuruluş amacının gerçekleşmesi için ilgili tüzük ve çalışma programlarının hazırlanmasından sorumludur.
b) Kulüpteki / topluluktaki öğrenciler ile toplanır, onları yönlendirir ve yapılan çalışmaları değerlendirir.
c) Kulüp / topluluk çalışmalarında öğrencileri, yaratıcı ve özgün fikirler üretmeye teşvik eder.
ç) Kulüp / topluluk çalışmaları ile ilgili yazışmaları koordine eder.
d) Bu yönergede geçen genel ilkeler çerçevesinde, kulüp / topluluk çalışmalarını denetleyerek, yürütülmesinden sorumludur.
e) Her faaliyet sonunda faaliyet raporunun hazırlanarak Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna sunulmasından sorumludur.
f) Rektörlük tarafından düzenlenecek akademik / idari danışman toplantılarına katılarak kulüp veya topluluklar arasında anlayış ve işbirliğinin sağlıklı bir şekilde yürütülmesine katkıda bulunur.
DÖRDÜNCÜ BÖLÜM
Kulüplerin/Toplulukların, Bilgisayar Ortamında Tutması Gereken Defterler ve
Kayıt Usulü
Tutulacak Defterler
MADDE15-(1) Kulüpler/topluluklar aşağıdaki defterleri tutarlar.
a)Karar Defteri: Kulüplerin/toplulukların yönetim kurulu kararları, tarih ve numara sırasıyla bilgisayar ortamında tutulur, çıktısı alındıktan sonra toplantıya katılan yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanarak akademik/idari danışmana teslim edilir. (Ek-5)
b)Muhasebe Defteri: Kulüplerin/toplulukların gelir ve giderleri açık ve düzenli olarak bilgisayar ortamında tutulur, yıl sonunda bilgisayar çıktısı alınarak, yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalandıktan sonra akademik/idari danışmana teslim edilir.(Ek-6)
c)Üye Kayıt Defteri: Kulüplere/topluluklara üye olan öğrenci veya fahri üyelerin kimlik bilgileri ile üyeliğe giriş ve üyelikten ayrılış tarihleri bilgisayar ortamında tutulur, yıl sonunda bilgisayar çıktısı alınarak, yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanıp, akademik/idari danışmana teslim edilir. (Ek-7)
ç)Evrak Kayıt Defteri: Kulüplere/topluluklara gelen ve giden evraklar, tarih ve sıra numarası ile bilgisayar ortamında tutulur, yılsonunda bilgisayar çıktısı alınarak yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır ve akademik/idari danışmana teslim edilir.(Ek-8)
d)Demirbaş Defteri: Kulüplerin/toplulukların almış oldukları demirbaşlar, bilgisayar ortamında tutulur, yılsonunda bilgisayar çıktısı alınarak, yönetim kurulu üyeleri tarafından imzalanır ve akademik/idari danışmana teslim edilir.(Ek-9)
Kayıt Usulü
MADDE 16-(1) Bu Yönergeye göre tutulacak defter ve kayıtların Türkçe olması zorunludur. (2) Yönetim Kurulu bilgisayar ortamında tutulan defter kayıtlarını, her akademik yılın başlangıç tarihinden bitimine kadar her ayın ilk haftası içinde e-posta ile Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna göndermek zorundadır. (3) Bilgisayar ortamında tutulan defter kayıtları, denetim amacıyla istenmesi durumunda süre beklenmeksizin gönderilmek zorundadır.
BEŞİNCİ BÖLÜM
Gelir Kaynakları, Giderler, Borçlanma, Belgeler, Denetim, Cezai Hükümler ve Yaptırımlar
Gelir Kaynakları
MADDE 17- (1) Kulüpler / topluluklar üyelerinden aidat alamaz.
(2) Kulüpler / topluluklar, önceden Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna bilgi verip Rektörlükten izin almak kaydıyla destekleyici anlaşmalar yaparak kulüp / topluluk etkinliklerine mali kaynak sağlayabilirler.
(3) Kulüpler / topluluklar, Üniversite yerleşkesi içerisinde sosyal yardım amaçlı (bağış vb.) kaynak sağlayabilirler. Ayrıca mal ve hizmet sunumu (kermes, parti, dans vb.), eşya / hediye çekilişi ve biletli etkinlik (konser, sinema, tiyatro vb.) düzenleyebilirler.
(4) Herhangi bir etkinlik için katılım ücreti toplanması gerektiği durumlarda, elden para toplanamaz. Bağış veya etkinliklerden elde edilen gelirler, Üniversitenin Strateji Geliştirme Daire Başkanlığınca tahsil edilir.
(5) Kulüp veya toplulukların faaliyetlerinden (gösteri, konser, dergi, broşür, fotoğraf, resim, kitap yada radyo TV programları gibi) elde edilecek her türlü gelir, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının ilgili hesabına gelir kaydedilir.
Giderler
MADDE 18- (1) Kulüpler / topluluklar konaklama, ulaşım, matbaa gibi toplu ödemeleri elden yapamazlar. Ödemeler Rektörlük ön onayı ile Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı bütçesinden yapılır
(2) Kırtasiye, afiş, ofis donanımı, araç, malzeme, konuk ağırlama gibi giderlerin resmi belgeleri, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına teslim edilir.
Borçlanma
MADDE19-(1) Kulüpler / topluluklar borçlanamaz.
Belgeler
MADDE 20- (1) Aşağıdaki belgelerin her kulüp / topluluk bünyesinde bulunması, geçmiş yıllara ait olanların saklanması ve istenildiğinde, kulüp / topluluk üyelerine, Akademik Birim Amirine, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna ve Rektörlük Makamına gösterilmesi zorunludur.
a) Kulüp / Topluluk Başvuru Formu (Ek-1),
b) Üye Başvuru Formu ( Ek-2 ),
c) Organ Değişiklik Formu (Ek-3),
ç) Başvuru Alındı Belgesi (Ek-4),
d) Genel kurul toplantı tutanakları,
e) Kulüp/topluluk iç tüzüğü,
f) Yıllık Etkinlik Programı: Akademik yıl içerisinde yapılması planlanan etkinlikleri ( varsa ayrıntılı bütçeleriyle birlikte ) içerir. Bu program, her akademik yılın ilk otuz günü içinde Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna iletilmek zorundadır,
g) Ödeme belgeleri: Muhasebe Defterinde kaydı tutulan tüm ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur,
ğ) Üniversite tarafından kulübün / topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyalar listesi:
Bu listeyi, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisi hazırlar ve zimmet karşılığında, kulüp veya topluğun akademik/idari danışmanına teslim eder. Kulübün / topluluğun akademik veya idari danışmanı, demirbaş eşyalardan Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına ve Rektörlüğe karşı sorumludur. Akademik veya idari danışman, akademik yıl sonunda, üzerindeki zimmetli eşyayı Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının Taşınır Kayıt ve Kontrol Yetkilisine teslim etmek zorundadır.
Denetim
MADDE 21- (1) Her akademik yılda, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığı tarafından görevlendirilen denetim komisyonu tarafından yapılır.
(2) Muhasebe defterine kaydı tutulan tüm ödemelerin belgelenmiş olması zorunludur. Yapılan harcamaların karşılığı olan fatura ve makbuzların etkinlikten sonra en geç on gün içinde Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığına eksiksiz olarak verilmesi gerekir.
Cezai Hükümler ve Yaptırımlar
MADDE 22- (1) Kulübün / topluluğun kullanımına sunulmuş demirbaş eşyaların denetim esnasında veya yönetim kurulu değişikliklerinde herhangi bir hasar ya da eksik tespit edilmesi halinde, hasarlı ya da eksik demirbaş eşyalar, mevcut kulübün/topluluğun yönetim kurulundan tazmin edilir.
(2) Mali denetim gerektiren her etkinlikten sonra, Sağlık Kültür ve Spor Daire Başkanlığının görevlendirdiği denetim komisyonu tarafından yapılacak denetimler sonucunda, kulüp / topluluk dosyasında karşılıkları belgelenmeyen tüm ödemeler, mevcut kulübün / topluluğun yönetim kurulundan tazmin edilir.
3) Yazılı olarak Öğrenci Faaliyetleri Komisyonuna ve Rektörlük makamına bildirilmemiş ve onay alınmadan Üniversite içinde ya da dışında gerçekleştirilmiş kulüp veya topluluk etkinliklerinin tespit edilmesi halinde, izinsiz etkinlikte bulunan kulüp veya topluluğun o dönemdeki etkinlikleri, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun önerisi ve Rektörlük onayı ile durdurulabilir.
(4) Bu yönergenin 8. Madde 1. (a,b) fıkrasına aykırı hareket eden kulüpler / topluluklar, Rektörlük tarafından kapatılır; ilgili öğrenci veya öğrenciler hakkında gerekirse disiplin işlemi başlatılır.
(5) Bu yönerge hükümlerine uymayan kulüplerin / toplulukların faaliyetleri, Öğrenci Faaliyetler Komisyonunun teklifi ve Rektörlük onayı ile geçici süreyle durdurulabilir veya söz konusu kulüpler / topluluklar Üniversite Senatosunun kararıyla kapatılabilir.
(6) Kulüplerin / toplulukların gerçek kişiler veya tüzel kişilerle yapacağı destekleyici anlaşmalar Rektörlük izninden / onayından sonra işlerlik kazanır. İzinsiz / onaysız destekleyici anlaşma yapan kulüplerin / toplulukların etkinliği o dönem için durdurulabilir ya da bu tür kulüpler / topluluklar, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun önerisi üzerine ve Üniversite Senatosunun kararıyla kapatılabilir.
(7) Yönetim ve Denetleme Kurulunun görevlerini yapmaması ve üye sayısının yönetim ve denetleme kurulunu oluşturacak üye sayısının altına düşmesi durumunda kulüpler / topluluklar, Öğrenci Faaliyetler Komisyonu’nun önerisi ve Üniversite Senatosunun kararıyla kapatılabilir.
(8) Kapatılmasına karar verilen kulüplerin / toplulukların demirbaşlarının ne şekilde değerlendirileceğine, Öğrenci Faaliyetleri Komisyonunun teklifi üzerine Rektörlük karar verir.
ALTINCI BÖLÜM
Yürürlülük ve Yürütme, Geçici Maddeler
Yürürlük ve Yürütme
MADDE 23- (1) Bu Yönerge Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Senatosunda kabul edildiği tarihte yürürlüğe girer. Bu Yönerge hükümlerini Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Rektörü yürütür.
GEÇİCİ MADDE l – (1) Bu Yönergenin yürürlüğünden önce kurulmuş olan Öğrenci kulüpleri veya toplulukları bu Yönergenin yürürlük tarihini takip eden akademik yılın otuzuncu gününe kadar bu yönergenin 5. Maddesinde yazılı başvuru belgeleri ile bulunulan yıla ait etkinlik programı ve varsa iç tüzük değişikliklerini Öğrenci Faaliyet Komisyonuna teslim ederler. Bahsi geçen evrakları bu süre içerisinde teslim etmeyen öğrenci kulüpleri veya toplulukları kapatılmış sayılır.
GEÇİCİ MADDE 2- (1) Bu yönergenin yürürlüğe girdiği tarihten itibaren Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Senatosunun 23.02.2009 tarih ve 488 sayılı kararı ile kabul ettiği “Nevşehir Hacı Bektaş Veli Üniversitesi Öğrenci Toplulukları Kuruluş ve İşleyiş Yönergesi” yürürlükten kalkar.